東京本社 TEL : 03-5728-5580

支社連絡先一覧

mypage

聞くは一時、聞かぬは一生

Q087 メールの「開封確認」や「削除確認」は送った方がいいのですか?

メールを確認した際に「開封確認を送信しますか?」というダイアログが表示されることがあります。 同様に削除のときにも表示されることがありますが、これは送信した方がいいのでしょうか?

A087 知らない人からのメールの場合、絶対に送らないようにしましょう。

自分が送信したメールを相手が開いたかどうか確認するための「開封確認」、自分のメールが削除されたときにお知らせをもらう「削除確認」は、一部のメールソフトに付加されている機能です。具体的には、メールを開封(削除)した際にアラート表示され(表示されないよう設定してある場合を除く)、開封(削除)したことを示すメールを返信する仕組みです。

知人や仕事の相手からの「開封・削除確認」であれば、先方が必要性を感じて送ってきている事も考えられますので、確認メールを送っておくのが良いでしょう。(すぐに返信できる場合は開封確認を送らなくてもマナー違反ではありません)
ただ、スパムメールや知らない人からのメールについてきた「開封・削除確認」は絶対に送信してはいけません。返信をすることで、あなたのメールアドレスが実在することが相手に知られてしまい、更なる迷惑メールの脅威にさらされる危険があります。

この「開封・削除確認」。
一見すると便利そうなのですが、下記の理由から、ビジネスシーンではあまり好まれない傾向にあります。
■心理的にマイナス
「自分が開封するかどうか信用していないのか?」
「開封確認を送った後すぐに返信しないと放置したと思われてしまう」
と受信した方の心理にマイナスに働きかけてしまう可能性がある。
■余分なメール送信が発生
通常より余分なメール送信が発生するため、サーバーへの負担が増える。
■メールソフトによっては不具合が発生
「開封・削除確認」の機能はあくまでも「メールソフト」に依存する機能なので、相手のメールソフトが「開封・削除確認」に対応していないと、予想外の動作やトラブルの原因になる場合がある。

このことから、どうしても必要な場合や、受信者の確認が取れている場合を除き、自分から送信するメールに「開封・削除確認」機能を使わない方がいいでしょう。

自分のメールソフトが「開封・削除確認」機能に対応しているかどうかはご自身のソフトのヘルプ機能で調べてみてください。また、知らない間に「開封・削除確認を自動的に送信する」オプションをチェックしてしまっている場合もありますので、その機能も確認し、チェックをはずしておいた方が良いでしょう。

いずれにしてもメールは「相手の都合に合わせて読まれる」ものであり「読んだら返信するのがマナー」です。折角の便利なツールですからお互い気持ちよく使いたいものですね。

*読者の方から、「【info@●●.co.jp】など代表アドレス宛のメールで誰が受信するか分からないもの、受信の確認をこちらで取っておく(確かに届いたことを証明する)必要がある場合には開封確認をつけます。」とご意見をいただきました。個人→企業の場合、有効な利用方法だと思われますのでご参考までにご紹介させて頂きます。
2008/10/29 追記