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Q053 オフィスソフトの使い分けってどうしてますか?

マイクロソフトオフィスのパッケージに入っているソフト、時々、どれで作るのがいいのか迷うことがあります。 資料作成ならWordでもPowerPointでも同じような結果を得られるし、スケジュール表はWordでもExcelでも作れます。 ちなみにこないだ、「これって普通Excelで作るだろう?!」と上司に言われました。 こういうものはこれを使うべき!という決まりはあるのでしょうか。

A053 そのままですが、Wordはワープロ、Excelは表計算、PowerPointhはプレゼン資料

印刷した状態が最終形と考えると、作り方によっては同じような結果が得られるため、どのソフトでもいいじゃないか、と思うかもしれません。
ところが、オフィスのソフトはそれぞれ特徴があります。
それを知って使い分ける、というのがよいと思います。

もし前述のように、印刷して使うことが目的なのであれば、Wordが一番向いているかも知れません。
例えば、作文をしたり、懇親会の案内作り社員に配布したりといった場合です。

Excelは計算や集計などが得意です。
計算書などはもちろんのこと、顧客リストなど入力したいものが複数あって、同じ項目をそれぞれが持っているようなものは、列ごとに項目、行ごとにその項目に該当する値をリスト化していけば集計したり抽出したり並べ替えたりが容易にできるようになります。
配付文書として印刷が必要であればこのままでも出力できますし、Wordの文書に挿入して、他の文書と融合させることもできます。

PowerPointは、スライドショーという特別な機能が付いているのが特徴ですから、やはりプレゼンテーションに使うものなのでしょう。
ただ、テキストや画像のレイアウトがしやすく、配付資料作成としても非常に優れているので、「文書は何でもPowerPoint!」という人も多くいます。

ソフトは慣れが重要ですが、やはりそのソフトの用途をある程度知り使い分けると、実は作業も効率化したりデータの再利用などができてよいですよ。