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Q042 ビジネスメールの最低限のマナーって?

ビジネスシーンで送るメールにも、色々とマナーがあると聞きました。 最低限守るべきマナーを教えてください。

A042 簡単・明瞭・スピーディーに!そしてメールを過信しすぎないことです

今やビジネスシーンでメールでのやり取りは欠かせません。
しかし、「これ」といった基本を学ぶまでもなく、
自己流でメールのやり取りをしている方も多いのではないでしょうか?
今回は、ビジネスシーンでメールを利用する場合に最低限守りたいマナーについてご紹介します。

■フォーマット
ビジネスメールは「テキストメールで」が鉄則!
デザインやレイアウトに凝ることが出来て、見た目がきれいなHTMLメールですが、
ウィルスを運んだりする危険性があるとして、使用を禁止している会社もありますし、
開封するのに抵抗を覚える人も多くいます。
ビジネスでメールを送る場合は、
どうしても必要なとき意外はテキストメールでやり取りするように心がけましょう。
<設定方法(Outlookの場合)>
ツール→オプション→メール形式 で「テキストメール」を選びます。

■タイトル(件名)
タイトルは簡潔に、分かりやすく。
出来れば「何の案件なのか」「誰からのメールなのか」が分かるようなタイトルにしましょう。
特に最近は、迷惑メールのタイトルも巧妙化してきて、
本当に大切なメールとの見分けをつけ難くなってきました。
自分なりのルールを決めてタイトルをつけると分かりやすいですね。

また、返信や転送の際は、「Re:」や「Fw:」が元メールのタイトルに自動的に付きます。
これは、そのまま送って構いません。

■あて先
複数の人にメールを送りたい場合は、
メインのあて先をToに、それ以外の送り先で公開できるあて先はCcに、
社内のあて先や、メインのあて先に知られたくない同報先などはBccに入れます。

また、複数のあて先(CcやBcc)でメールが送られてきた場合は、
基本的に「全員に返信」で返信メールを書くようにします。
ToとCcにメールアドレスを入れると言うことは、そのアドレスが公開されると言うことです。
あて先の人同士、メールアドレスを知らない場合などは特に気をつけて指定しましょう。

■内容
内容は分かりやすく、簡潔に。
特に、数字に関する記述をするときは、間違いがないか確認をしましょう。
重要事項は箇条書きなどにすると分かりやすいです。
また、返信が必要な場合は、いつまでに返信が必要なのかを明記しておくとよいでしょう。
以下の点にも注意してください。
・英数字は文字化けの危険があるので半角で。
・絵文字や顔文字は使用しないこと。
・適度に改行を入れること。

■署名
名刺に掲載している情報、
氏名、メルアド、電話番号、住所などを文末に挿入しましょう。
ビジネス用の署名であれば、あまりデコラティブにならないように気をつけてください。

■その他
・重たいファイルやプログラムファイルなどを添付する場合などは、事前に確認をしましょう
・メールの返信に時間がかかりそうな場合は、まずメールのお礼と返信が遅くなる旨を連絡しておくとよいでしょう。
・「重要度」の指定や、「開封確認」は、相手にプレッシャーを与えますので、本当に必要な場合だけ利用しましょう。
・メールの転送を行う場合、元メールの「署名」部分の個人情報を転送しても大丈夫かどうか確認し、 署名の必要が無かったり、公開したくない場合は忘れずに削除するようにしましょう。

今回は特に重要なポイントだけを挙げました。
また、メールを送ったからと言って安心しすぎず、重要な用件は電話でも確認するのが大切です。
スマートにビジネスメールのやり取りができるといいですね。